第1059章 理论实践相结合2(1/2)
张晚意则协助林雨晴负责会议的整体会务统筹:
包括会议现场的预定与布置、设备调试、参会人员的日程协调与最终確认、外地(特別是eda等团队从蓉城赶来)人员的接机住宿安排、会议期间的茶歇餐饮等后勤保障。
“每一个细节都不能出错。”林雨晴强调。
“从会议桌签的摆放顺序,到ppt播放是否流畅,再到蓉城团队飞机落地后是否能第一时间联繫上接机人,都代表著我们秘书团队的水平,也影响著会议的效率和氛围。
这是检验你们学习成果的最好战场。”
张晚意感到前所未有的压力,但也涌动著强烈的兴奋和斗志。
这是林姐给她们的机会,也是挑战。
她一定要把这场“大仗”的保障工作做得漂漂亮亮。
数位技术bu年终总结会议定在周五举行。
周四下午,林雨晴带著蒋若琪和张晚意,以及协调过来的行政支持人员,再次来到预定的主会议室。
这里视野开阔,设施先进,是华兴最高规格会议的举办地。
“若琪,最终版的会议材料包,包括导读手册,都再次核对过了吗?
確保所有参会人员邮箱里都收到了,並且通知他们提前阅读。”
林雨晴问道,声音清晰而平稳。
“林姐,全部核对无误,已经再次邮件提醒了。”
蒋若琪回答,她面前摊开著列印出来的最终版材料,上面还有一些她最后检查时做的细微標註。
“晚意,会议名单最终確认了吗?蓉城各团队那边的航班信息和接机安排?”
“都確认了。
eda团队由张哲、钟耀祖和李维明三位部长带队,一行十五人,今晚八点十分抵达宝安机场。
plm团队由刘副总带队,一行十九人,今晚八点半抵达宝安机场。
.......
接机车辆和入住酒店都已安排妥当,並已和对方对接人建立了联繫,隨时同步消息。”
张晚意流畅地匯报,她手里的检查清单上,事项一条条被打上勾。
林雨晴点点头,开始巡视会场:
“投影和音频设备,再测试一遍,確保万无一失。”
“桌签按最新確认的座位图摆放,注意名字和职位绝对不能错。”
“茶水间备足咖啡、茶和各种饮料,標识清晰。茶歇的点心水果確认好送达时间。”
“会议室温度调到適宜,通风做好。”
“备用文具、电源插排、网络接口都检查一下。”
她事无巨细,蒋若琪和张晚意跟在她身后,按照指令逐一落实。
整个团队高效运转,如同精密仪器。
傍晚时分,张晚意陆续收到消息,蓉城各团队已顺利登机。
她立刻將信息同步到会议保障小组群里。
林雨晴回覆:“收到。晚意跟进接机,確保他们安全抵达酒店。若有任何突发情况,隨时联繫。”
晚上十点多,张晚意再次匯报:“林姐,蓉城过来的团队已安全入住酒店,张部长对安排表示满意,说明早会准时参会。”
林雨晴回復了一个“ok”的手势,並附言:“很好,辛苦了。早点休息,明天是关键。”
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